Wdrożenia systemów informatycznych

Wdrożenia nowych systemów informatycznych to naturalna kolej rzeczy w większości rozwijających się firm. Jeśli zwiększa się ilość procesów w przedsiębiorstwie, prędzej czy później wystąpi konieczność wdrożenia systemu, który te procesy uporządkuje, zoptymalizuje i zautomatyzuje, co ma znaczący wpływ na oszczędność czasu pracy i pieniędzy. Zakup dobrego oprogramowania to tylko połowa sukcesu, równie ważne jest jego wdrożenie, dlatego ważne jest, aby na całość spojrzeć szerzej i podejść do tego kompleksowo. Wdrożenia mogą być różnego rodzaju, rozmiaru i charakteru, w zależności od potrzeb i wdrażanego systemu, czy będzie to np. CRM, system rozliczeniowy, księgowy, ERP, system do zarządzania projektami etc. Ale niemalże każde wdrożenie powoduje mniejsze lub większe zamieszanie w firmie, mogą towarzyszyć temu zmiany, problemy i stres, dlatego ważne jest to, aby dobrze przygotować się do całej operacji.

Jakie są główne elementy procesu wdrożenia?

Pierwszym krokiem powinna być analiza przedwdrożeniowa, czyli skrupulatne zebranie i przeanalizowanie wszystkich potrzeb pracowników i firmy, zdiagnozowanie problemów i opracowanie potrzebnych rozwiązań. Ważne jest, aby do analizy zaangażować pracowników ze wszystkich działów i dobrze zaprojektować działanie systemu w przyszłości. Podczas analizy przedwdrożeniowej może się okazać, że konieczna jest modyfikacja lub modernizacja niektórych firmowych procesów, dlatego współpraca z profesjonalną firmą wdrożeniową, która doradzi najlepsze rozwiązania jest równie ważnym elementem całego procesu. Następnie trzeba znaleźć i wybrać odpowiedni system, który w największym stopniu będzie spełniał wszystkie wcześniej określone warunki. Wiele systemów na rynku oferuje wersję demo do testów, zatem wskazane jest przetestowanie kilku różnych oprogramowań. Jak w każdej dziedzinie życia, trudno jest znaleźć ideał, dlatego trzeba mieć świadomość, że wdrożenie nowego systemu może wymagać pewnych kompromisów. Jeśli nie znajdziemy satysfakcjonującego systemu, warto rozważyć dedykowane oprogramowanie, które może dla nas stworzyć dobra firma programistyczna. Następnie należy dobrze zaplanować sam proces wdrożenia, tak aby przebiegł sprawnie i jak najmniej kolidował z bieżącą działalnością, a jednocześnie, żeby poświęcić wystarczająco dużo czasu na cały proces, czyli trzeba sporządzić harmonogram wdrożenia. Jeśli wdrożenie jest duże, dobrze jest podzielić je na etapy, a jeśli firma jest duża, wdrażać system po kolei w każdym dziale a nie u wszystkich na raz. Harmonogram wdrożenia powinien zawierać również takie elementy jak bieżące konsultacje z uczestnikami wdrożenia oraz testowanie i komentowanie wdrażanych rozwiązań.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu nowego systemu?

Bardzo ważnym elementem na każdym z etapów wdrożenia, jest komunikacja i rzetelne informowanie pracowników o planowanych zmianach oraz ich efektach, aby przede wszystkim oni byli dobrze przygotowani na nadchodzące zmiany. Ponieważ niektórzy ludzie nie lubią zmian, albo też się ich boją, zdarza się, że niechęć lub bunt jest reakcją towarzyszącą wdrożeniu, bo zmiana przyzwyczajeń bywa niełatwa. Przygotowanie pracowników do procesu wdrożenia, a przede wszystkim ich pozytywne nastawienie do zmian, jest kluczem do sukcesu wdrożenia, w przeciwnym wypadku, mimo zakupu najlepszego programu, wdrożenie może okazać się porażką. Dlatego warto mieć na uwadze takie rzeczy jak: prezentacja systemu pod kątem codziennej pracy poszczególnych osób lub działów, wizja konkretnych efektów i ułatwień jakie dzięki niemu osiągną, uświadomienie pracownikom korzyści jakie wdrożenie przyniesie im oraz całej firmie a także profesjonalne szkolenia dla pracowników, aby mieli możliwość dobrze poznać system oraz zrozumieć wszystkie procesy. Jeśli dobrze zaplanujemy cały proces wdrożenia, przygotujemy na niego pracowników i firmę, wybierzemy odpowiedni system i poświęcimy odpowiednią ilość czasu na wszystkie wyżej wymienione elementy, samo wdrożenie powinno przebiec pomyślnie. Ostatnim i czasami pomijanym elementem wdrożenia nowego systemu informatycznego w firmie jest asysta powdrożeniowa. Ważne jest, aby na starcie w nowej rzeczywistości pracownicy mieli zapewnione wsparcie przy ewentualnych problemach i szybkie ich rozwiązanie, dzięki czemu unikniemy ewentualnej krytyki i złego nastawienia do dalszej pracy na nowym systemie. Zaletą opieki powdrożeniowej jest również to, że można na bieżąco korygować ustawienia, konsultować wnioski pracowników i rozwijać pracę na wdrożonym systemie we właściwym kierunku.

Jakie są najczęstsze błędy przy wdrożeniach systemu?

• Brak wiedzy – jednym z najczęściej popełnianych błędów przez firmy wdrażające nowe oprogramowanie jest niedokładne przeanalizowanie sytuacji i potrzeb. Brak analizy przedwdrożeniowej i zaangażowania pracowników prowadzi niestety do porażki.
• Brak planu – to kolejny błąd oddalający firmy od wdrożeniowego sukcesu. Właściwe zaplanowanie procesów, działania systemu i samego wdrożenia to kluczowy element, którego nie można pominąć.
• Brak czasu – nie poświęcenie odpowiedniej ilości czasu na cały proces wdrożenia, często skutkuje jego niepowodzeniem. Każdy z elementów jest ważny i dlatego na czasie nie warto oszczędzać, trzeba zrobić szczegółową analizę, zaplanować procesy, poświęcić czas i uwagę pracownikom, dobrze przeszkolić ludzi oraz aktywnie testować i komentować wdrożone rozwiązania.
• Brak otwartości – niechęć do zmiany nawyków i nowych rozwiązań jest dużym problemem przy wdrożeniach. Dlatego tak ważna jest praca nad całą organizacją na każdym etapie wdrożenia.
• Brak komunikacji – niewystarczająca ilość informacji na temat samego systemu jak i jego działania, nieznajomość procesów czy efektów optymalizacji, powoduje negatywne nastawienie pracowników. Zatem przede wszystkim trzeba zadbać o komunikację z pracownikami firmy, aby mieli pełną świadomość, że wdrażany system pomoże im w pracy i przyniesie korzyści firmie.

Specjaliści ds. wdrożeń z Itmore skutecznie i profesjonalnie wdrażają systemy Easy Redmine i Flowgres, kliknij w nazwę systemu, aby dowiedzieć się więcej.