Wdrożenia systemów informatycznych

Wdrożenie nowego systemu informatycznego to naturalny etap rozwoju większości firm. Wraz ze wzrostem liczby procesów pojawia się potrzeba ich uporządkowania, wprowadzenia optymalizacji i automatyzacji. Te z kolei, jeśli jest odpowiednio przeprowadzone, przekłada się na oszczędność czasu i kosztów operacyjnych.

Sam zakup oprogramowania to dopiero połowa sukcesu – kluczowe jest jego właściwe wdrożenie. Niezależnie od tego, czy w grę wchodzi CRM, system księgowy, ERP czy narzędzie do zarządzania projektami, każde wdrożenie oznacza mniejsze lub większe zmiany w firmie. Może to generować stres, zakłócenia i opór, dlatego warto dobrze przygotować się do całego procesu.

Elementy skutecznego procesu wdrożenia

1. Analiza przedwdrożeniowa

To pierwszy i jeden z najważniejszych etapów. Obejmuje:
– zebranie potrzeb pracowników i firmy,
– diagnozę problemów
– zaprojektowanie przyszłych rozwiązań.

Ważne, aby w analizę zaangażować przedstawicieli wszystkich działów – ich wiedza praktyczna pomoże zaprojektować system odpowiadający realnym potrzebom. Na tym etapie często okazuje się, że część procesów wymaga modyfikacji lub optymalizacji. Wsparcie doświadczonej firmy wdrożeniowej pomoże obrać właściwy kierunek.

2. Wybór systemu

Następnie trzeba znaleźć i wybrać odpowiedni system, który w największym stopniu będzie spełniał wszystkie wcześniej określone warunki.
Wdrożenie nowego systemu może wymagać pewnych kompromisów. Jeśli nie znajdziemy satysfakcjonującego systemu, warto rozważyć dedykowane oprogramowanie, które może dla nas stworzyć dobra firma programistyczna.

3. Plan wdrożenia

Dobrze zaplanowany proces to gwarancja mniejszych zakłóceń w codziennej pracy. Należy:
– opracować szczegółowy harmonogram wdrożenia,
– podzielić proces na etapy (szczególnie w większych organizacjach),
– zadbać o bieżące konsultacje z użytkownikami,
– przewidzieć czas na testy i poprawki.

Potrzebujesz wsparcia
przy wdrożeniu?

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu nowego systemu?

Najczęściej pomijane, a jednocześnie kluczowe czynniki sukcesu to:

Komunikacja z pracownikami

Rzetelne informowanie pracowników o planowanych zmianach pozwoli przygotować ich na nadchodzące zmiany. Zdarza się, że niechęć lub bunt jest reakcją towarzyszącą wdrożeniu, bo zmiana przyzwyczajeń bywa niełatwa. Niektórzy ludzie nie lubią zmian, albo też się ich boją, dlatego bardzo ważne jest wsparcie pracowników w tym procesie zmiany.

Uświadomienie korzyści

Pozytywne nastawienie pracowników do zmian jest kluczem do sukcesu wdrożenia. W przeciwnym wypadku, mimo zakupu najlepszego programu, wdrożenie może okazać się porażką. Warto w tym celu zaprezentować pracownikom system pod kątem codziennej pracy poszczególnych osób lub działów, przedstawić im wizję konkretnych efektów, ułatwień i konkretnych korzyści jakie wdrożenie ze sobą przyniesie.

Szkolenia

Profesjonalne szkolenia dla pracowników zapewnią możliwość zapoznania się z systemem oraz zrozumienia poszczególnych procesów.

Wsparcie powdrożeniowe

Ważne jest, aby na starcie w nowej rzeczywistości pracownicy mieli zapewnione wsparcie przy ewentualnych problemach i szybkie ich rozwiązanie, dzięki czemu unikniemy ewentualnej krytyki i złego nastawienia do dalszej pracy na nowym systemie. Zaletą opieki powdrożeniowej jest również to, że można na bieżąco korygować ustawienia, konsultować wnioski pracowników i rozwijać pracę na wdrożonym systemie we właściwym kierunku.

Jeśli dobrze zaplanujemy cały proces wdrożenia, przygotujemy na niego pracowników i firmę, wybierzemy odpowiedni system i poświęcimy odpowiednią ilość czasu na wszystkie wyżej wymienione elementy, samo wdrożenie powinno przebiec pomyślnie.

Pomożemy Ci dobrać
najlepsze rozwiązanie

Jakie są najczęstsze błędy przy wdrożeniach
systemu informatycznego?

BRAK ANALIZY Pominięcie analizy przedwdrożeniowej i brak zaangażowania pracowników prowadzi do nietrafionych decyzji i błędnych założeń.
BRAK PLANU Brak harmonogramu i zaplanowanych etapów skutkuje chaosem i opóźnieniami.
ZBYT MAŁO CZASU Przyspieszanie wdrożenia może doprowadzić do błędów. Każdy etap – analiza, testy, szkolenia – wymaga odpowiedniego czasu
OPÓR PRZED ZMIANĄ Brak pracy nad nastawieniem pracowników i ich lękiem przed zmianą to częsty czynnik porażki. Potrzebna jest świadoma praca z zespołem.
BRAK KOMUNIKACJI Niewystarczające informacje o systemie, procesach i celach wdrożenia prowadzą do niepewności i frustracji.

Uniknij kosztownych błędów,
skorzystaj ze wsparcia ekspertów

Wsparcie we wdrożeniu systemu informatycznego

Dobrze przeprowadzone wdrożenie systemu IT to nie tylko sprawne narzędzie, ale także lepsza organizacja pracy, oszczędność czasu i większa efektywność zespołu. W ITmore od lat wspieramy firmy w skutecznym wdrażaniu systemów informatycznych – od analizy przedwdrożeniowej, przez wybór i konfigurację rozwiązania, aż po szkolenia i wsparcie powdrożeniowe.

Nasz zespół ekspertów łączy wiedzę technologiczną z biznesowym podejściem do procesów, dzięki czemu jesteśmy w stanie doradzić optymalne rozwiązania dopasowane do specyfiki organizacji. Zapewniamy kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia. Niezależnie od tego, czy planujesz implementację systemu ERP, narzędzi CRM czy dedykowanego oprogramowania – możesz liczyć na nasze doświadczenie i sprawdzoną metodykę działania.

Skorzystaj z wiedzy ekspertów ITmore