Zarządzanie projektami – co to właściwie jest?
Zarządzanie projektem, jeszcze kilka lat temu było traktowane jako mała rzecz w całości etatowych obowiązków. Obecnie tematyka rozwinęła się w osobną dziedzinę posiadającą wiele własnych metodyk oraz definicji. Dostosowanie metody zarządzania projektami do obecnych standardów pracy stanowi wyzwanie w wielu firmach oraz korporacjach. Im lepiej określone cele oraz odpowiednio wybrane narzędzia tym większa szansa, że projekt zostanie zrealizowany z sukcesem, przynosząc realne korzyści firmie oraz klientowi. W poniższym artykule opiszemy metody prowadzenia projektów, jak również narzędzia które mogą nam pomóc w ułatwieniu naszej codziennej pracy.
Czym dokładnie jest zarządzanie projektem.
Z definicji wiemy, że zarządzanie projektem jest to zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Obejmuje między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizację, kontrolę i rozliczanie zadań składających się na realizację celów projektu. Korzystając z narzędzia do zarządzania projektami będziesz mógł uporządkować wszystkie szczegóły dotyczące projektu w jednym miejscu, przekazywać informacje zwrotne oraz udostępniać aktualizacje statusu, a co za tym idzie w dużo lepszy sposób ze sobą współpracować.
Metodologie zarządzania projektami.
Zarządzanie projektami jest sposobem na to, aby pomagać zespołom śledzić wszystkie zadania w celu terminowego spełnienia wymogów projektu. Samo pojęcie „zarządzanie projektami” stanowi jednak rozległy termin, obejmujący swym zakresem wiele rodzajów, metodologii i podejść, w tym:
Zwinne zarządzanie projektami.
Metodyka Agile jest zwinnym podejściem do zarządzania projektami, popularnym wśród zespołów produktowych, inżynieryjnych i programistycznych. Zespoły pracujące zgodnie z metodyką Agile stawiają na ciągłe doskonalenie, elastyczne reagowanie na zmiany, podejście iteracyjne i stopniowy rozwój. Do popularnych metodyk w ramach Agile zaliczają się m.in. Scrum i Kanban.
Model kaskadowy.
W modelu kaskadowym zadania są wykonywane kolejno po sobie: dopiero po zakończeniu jednego zadania można rozpocząć następne itd. Model kaskadowy obejmuje sześć etapów: określenie wymagań, analizę, projektowanie, implementację, testowanie i konserwację. Ten model najlepiej sprawdza się w projektach, w których produkty i zakres są stałe, ponieważ metoda kaskadowa jest mniej elastyczna niż inne metodyki zarządzania projektami.
Metodyka PRINCE2.
PRINCE2 odnosi się do „projektów w sterowalnych środowiskach”. W metodyce zarządzania projektami PRINCE2, zarządzanie projektem odbywa się za pomocą siedmiu procesów obejmujących: zarządzanie strategiczne projektem, przygotowanie projektu, inicjowanie projektu, zarządzanie końcem etapu, sterowanie etapem, zarządzanie dostarczaniem produktów oraz zamykanie projektu.
Metoda ścieżki krytycznej oraz probabilistyczna metoda planowania i kontroli projektu.
CPM i PERT to metody zarządzania projektami opracowane w latach 50. XX wieku. CPM jest algorytmem, dzięki któremu można zdefiniować ścieżkę krytyczną między złożonymi, połączonymi zadaniami w określonych ramach czasowych. Dzięki metodzie CPM, zespoły mogą zidentyfikować najdłuższy odcinek działań zależnych. Z kolei PERT pomaga zespołom zidentyfikować ścieżkę krytyczną, gdy oś czasu i ramy czasowe są nieznane. W metodzie PERT kierownicy projektów identyfikują wszystkie zadania, które należy wykonać (nie tylko ścieżkę krytyczną), aby określić minimalny czas potrzebny na ukończenie całego projektu.
Zarządzanie projektami – jak robić to z głową?
Techniki zarządzania projektami są rozmaite. Choć każdy project manager może mieć swój styl pracy, zawsze powinien zwracać uwagę na kilka najważniejszych kwestii, od których zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Najważniejsze zasady zarządzania projektami to m.in.:
- jasne, klarowne i zrozumiałe określenie celu projektu,
- ustalenie jak najbardziej realnego terminu realizacji danego projektu,
- zapewnienie odpowiednich narzędzi wszystkim członkom projektu,
- opracowanie planu na różne ewentualności, również te niespodziewane i negatywne, które mogą utrudnić właściwe wykonanie projektu,
- zadbanie o wysoką motywację członków projektu (np. poprzez elastyczny czas pracy, pochwały słowne czy premii),
- bieżące kontrolowanie podwładnych i udzielanie im konstruktywnej informacji zwrotnej,
- zadbanie o jak najlepszą komunikację w zespole i prawidłowy przepływ informacji zarówno między samymi pracownikami, jak i na linii przełożony–podwładny,
- raportowanie zrealizowania poszczególnych etapów projektu.
Narzędzia do zarządzania pracą.
We wcześniejszej części tego artykułu wspomnieliśmy o oprogramowaniu do zarządzania pracą. Na rynku możemy znaleźć wiele produktów pozwalających nam na zarządzanie pracą. Każdego dnia spędzamy sporą część naszej pracy na wykonywaniu czynności okołozadaniowych, takich jak wyszukiwanie dokumentów, uzyskiwanie zatwierdzeń i uczestniczenie w spotkaniach – zamiast na wykonywaniu ważnej i strategicznej pracy. Zarządzanie pracą wykracza poza zarządzanie indywidualnymi projektami.
Do najwygodniejszych narzędzi zarządzania projektem należą:
Lista zadań
Lista zadań pozwala nam kontrolować wszystkie obecne procesy w jednym miejscu. Pozwala nam na przegląd zadań jak również reagować w odpowiednich momentach. Daję nam również szansę na uporządkowanie pracy zespołów w firmie.
Zarządzanie zasobami
Zarządzanie zasobami daje nam możliwość uzyskania widoku dzięki któremu jesteśmy w stanie zweryfikować obłożenie pracą zespołu jak i poszczególnego pracownika. Pozwala zobaczyć, kto ma za dużo pracy i, w miarę potrzeb, modyfikować przydział zadań.
Widok Gantt
Wykresy Gantta to poziome wykresy słupkowe używane do wizualizacji osi czasu projektu. Na wykresie Gantta zadania są przedstawione jako poziome paski, gdzie długość paska reprezentuje czas trwania zadania.
Komunikacja w zespole
Komunikacja w zespole jest podstawą do osiągnięcia w sukcesu w prowadzeniu projektów jak również w celu przekazywania sobie istotnych informacji. Może być ona prowadzona w postaci jednego kanału komunikacyjnego lub wielowątkowych osobnych konwersacji zgromadzonych w jednym miejscu i o tematyce związanej z problemem.
Zastanów się nad rozwiązaniem dla Ciebie!
Dzięki wprowadzeniu kilku zasad i technik zarządzania projektami oraz pracą przyniesie korzyści nie tylko Tobie, ale również osobom z którymi pracujesz. Zmiany na poziomie planowania, zarządzania zasobami oraz raportowania czasu pracy pozwolą poprawić skuteczność działań, pozwoli na kontrolę projektów a także zbuduje kompetencje w zespole.
Platformą, które zapewnia niezbędne narzędzia do zarządzania projektami jest system Flowgres, który jest narzędziem do zarządzania projektami który pozwoli Ci rozwiązywać problemy, które spotykasz na swojej drodze w trakcie pracy. Dowiedz się więcej: flowgres.com