Budżetowanie projektów – wskazówki i błędy
Budżetowanie projektów zasadniczo odnosi się do kumulacji szacunków wszystkich kosztów związanych z projektem. W jednym dokumencie zawarte są szczegóły wszystkich kosztów, które mają zostać poniesione przez cały czas trwania projektu, z podziałem na odpowiednie kategorie. Budżet projektu jest bardzo przydatny na wielu etapach każdego projektu.
Budżet projektu jest jednym z najważniejszych elementów każdego budżetu. Sam dokument służy jako podstawa do wielu decyzji podejmowanych w trakcie realizacji projektu i odgrywa ważną rolę w odniesieniu sukcesu. Służy również jako mechanizm kontrolny, który jest używany do mierzenia postępów względem ponoszonych kosztów w regularnych odstępach czasu w celu analizy wyników projektu. Budżet projektu wykorzystuje wiele źródeł informacji, w tym strukturę podziału pracy, informacje historyczne, budżet początkowy, wymagane zasoby, szacunki czasu działań i oczekiwane odchylenia.
Jak przygotować skuteczny budżet projektu?
Biorąc pod uwagę, jak istotna jest rola budżetu projektu, ważne jest, aby budżet projektu był realny i jak najbardziej zbliżony do rzeczywistości. Istnieje wiele czynników, które mają wpływ na to, że nasz budżet projektu będzie dobrze przygotowany:
– Wybór odpowiedniej metody – Zanim zaczniesz przygotowania, musisz określić odpowiednią metodę szacowania budżetu projektu. W zależności od typu, charakteru i celów projektu, możesz zdecydować się na estymowanie przez analogię, szacowanie od dołu do góry, estymację parametryczną lub trzy-punktową. Każda z tych metod może działać lepiej lub gorzej, w przypadku różnych projektów, dlatego dobranie odpowiedniej metody szacowania do danego projektu jest niezwykle istotny.
– Opracowanie i zdefiniowanie wskaźników KPI – Budżet projektu jest tak dobry, jak jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI). Dobrze zdefiniowane KPI ułatwią Ci monitorowanie i pomiar elementów budżetu projektu. Możesz zasięgnąć opinii ekspertów w ramach swojego projektu i odpowiednio opracować odpowiednie wskaźniki KPI
– Wykorzystanie danych historycznych, precedensów i wniosków z poprzednich projektów – Rozpoczęcie od wykorzystania wcześniej wykonanego budżetowania jest dobrym pomysłem. Możesz nie tylko szukać inspiracji w technikach, analizach i informacjach, które były używane w poprzednich projektach, ale także dowiedzieć się, czego nie robić i jakich błędów unikać w budżecie projektu, nad którym pracujesz
– Skrupulatna analiza szczegółów – Kluczowe jest, aby budżet był realny i dokładny, obejmował wszystkie istotne szczegóły i dane. Powinieneś upewnić się, że nie przeoczyłeś żadnych potencjalnych kosztów i uwzględniłeś nawet te najmniejsze, ponieważ mogą się one okazać na tyle znaczące, aby wpłynąć na cały budżet w przyszłości. Zwykle włączenie większej ilości danych / informacji do budżetu zwiększa jego dokładność. Biorąc to pod uwagę, ważne jest również, aby nie dać się ponieść emocjom i uwzględnić każdą nawet nieistotną informację, choćby po to, aby ją wykluczyć, ale przeanalizować trzeba wszystko.
– Sprawdzanie i weryfikacja – Choć budżet projektu może być dokładny, nadal jest to tylko prognoza, która ma tendencję do odchyleń. Nawet jeśli spróbujesz uwzględnić wszystkie potencjalne czynniki, w projekcie mogą się pojawić pewne nieuniknione i nieprzewidziane problemy, które mogą mieć znaczący wpływ na budżet projektu. W związku z tym częste przeglądanie i weryfikacja budżetu są ważne, a jeśli zidentyfikujesz jakąś rozbieżność, należy ją zgłosić odpowiedniej zainteresowanej stronie, aby rozpocząć proces uzgadniania zmian w budżecie.
Jakich błędów należy unikać podczas planowania budżetu projektu?
Oto rzeczy, których należy unikać planując i przygotowując budżet projektu, aby był realny, dokładny i udany:
Nie polegaj tylko na poprzednich danych – Chociaż wykorzystanie wcześniejszych danych jest uważane za dobrą praktykę, istnieje cienka granica między korzystaniem z nich a całkowitym poleganiem na nich. Poleganie w dużym stopniu na poprzednich danych i nieuwzględnianie odchyleń, wartości w czasie i odpowiednich ryzyk, doprowadzi ostatecznie do złego oszacowania i niedokładnego budżetu projektu.
Niewłaściwe określenie zakresu – Zakres projektu musi być wcześniej jasno i ściśle określony, w przeciwnym razie może to spowodować problemy z budżetem na późniejszych etapach projektu, gdzie działania naprawcze będą się wiązały z dodatkowymi kosztami. Niekompletny zakres projektu może skutkować pominięciem niektórych kosztów w budżecie projektu.
Niedoszacowanie kosztów – Chociaż optymizm jest dobrą cechą, może cię skłonić do niedoszacowania kosztów i sporządzenia mało realnych szacunków. Podczas przygotowywania budżetu projektu możesz zaniżać koszty tylko po to, aby budżet był atrakcyjny i nie przekroczył pewnych limitów. Jest to duże ryzyko, bo jeśli twój budżet będzie niedoszacowany i niedokładny, możesz mieć trudności z uzyskaniem i zatwierdzeniem dodatkowych kosztów na późniejszych etapach projektu.
Przecenianie dostępności – Kolejna rzecz, jaka może Ci umknąć podczas planowania budżetu projektu, jest nieuwzględnienie niedostępności członków zespołu projektowego. Idealnie byłoby, gdyby cały zespół był stuprocentowo dostępny w wymaganym czasie, ale w rzeczywistości nie jest to praktycznie możliwe i należy uwzględnić zarówno oczekiwaną dostępność, jak i nieoczekiwaną niedostępność członków zespołu i uwzględnić ten czynnik w budżecie projektu.